Jeg driver en lille maler- og tapetsererforretning. I årevis styrede jeg alt kundearbejde ud fra en notesblok og en kalender på væggen. Det virkede, lige indtil det ikke gjorde. Glemte opfølgninger, forvekslede datoer og den konstante følelse af at jagte papirer fik mig til at lede efter noget digitalt hjælp. Men alt, jeg fandt, virkede alt for kompliceret til en virksomhed af min størrelse. Jeg skulle ikke have en raketvidenskabsmaskine, jeg skulle bare have styr på navne, telefonnumre, opgaver og hvad jeg havde lovet hvem.
Efter at have prøvet et par dyr og omfattende løsninger, som jeg hurtigt opgav, faldt jeg over Co Pidk hjemmeside. Jeg var skeptisk, men beskrivelsen lød anderledes. Den lovede ikke at løse alle mine problemer, men at løse det ene, centrale problem: at samle kundeoplysninger og opgaver ét sted, på en måde der mindede om min notesblok, bare bedre. Det var præcis, hvad jeg havde brug for.
Noter i en skuffe er ikke en forretningsplan
Mange små virksomheder starter som jeg gjorde. Informationer er spredt. En telefonnotits her, en mail der, et tilbud i bilens handskerum. Problemet opstår ikke, når du har tre kunder. Det opstår, når du har femten igang på én gang, og nye henvendelser kommer ind. Pludselig ved du ikke, om du har sendt tilbuddet til Kjeldsen på Frederiksberg, og du kan ikke huske, hvornår du aftalte at se på badeværelset hos Petersens. Din hjerne bliver et dårligt arkiveringssystem. Mit var i hvert fald.
Hvad et simpelt system rent faktisk skal kunne
Jeg lavede en liste over det aller mest nødvendige. Systemet skulle kunne notere en kundes navn og telefonnummer hurtigt. Det skulle lade mig oprette en opgave eller et ‘todo’ med en dato. Og så skulle jeg kunne skrive frie noter under den kunde. Det var det. Jeg skulle ikke have fakturering, kompleks projektstyring eller fancy rapporter. Jeg skulle have en digital erstatning for min notesblok, der kunne minde mig om, hvad der skulle ske næste uge. Når jeg kigger på Co Pidk, er det lige netop denne fokus der slår mig. Den blander ikke tingene sammen.
- Et sted for alle kundekontakter
- En kalender tilknyttet opgaver
- Mulighed for at skrive noter direkte på hver sag
- En overskuelig startside, der viser, hvad der er planlagt i dag og i morgen
Overgangen fra papir til pixel var overraskende nem
Det sværeste ved et nyt system er at få tingene ind. Jeg brugte en eftermiddag på at taste alle mine igangværende kunder og deres aktuelle opgaver ind. Fordi strukturen er så enkel, var det bare at gå igennem listen. Jeg oprettede ikke komplekse felter eller kategorier. Jeg skrev ‘Hent prøvefarve til køkken hos Hansen’ og satte en dato. Så skrev jeg i notefeltet farvekoden, de havde snakket om. På fem minutter var en kundesag klar. Den enkeltsaghed gjorde det overkommeligt.
Den daglige rutine blev mindre kaotisk
Nu starter min arbejdsdag med at åbne systemet. Jeg ser, hvad jeg har planlagt i dag. Klikker jeg på en opgave, kan jeg straks se alle noter og kundeoplysninger. Når telefonen ringer, og det er en eksisterende kunde, finder jeg dem med det samme og kan skrive en ny note mens vi taler. ‘Ring tilbage om vinduerspartling torsdag.’ Så opretter jeg en ny opgave med denne titel og sætter den til torsdag. Papirbunken på passersædet er væk. Jeg ved, alt er i systemet. Den ro i hovedet kan man ikke købe for penge, men man kan organisere sig til den.
Hvad et system ikke skal gøre for en lille virksomhed
En stor lærestreg for mig var, at et værktøj ikke skal skabe mere arbejde. Det skal lette arbejdet. De store, professionelle CRM-systemer krævede, at jeg indtastede adresser, brancher, segmenter og alt muligt, der var irrelevant for mit arbejde. De ville have mig til at klassificere kunder på måder, der ikke gav mening for en malermester. Co Pidk’s tilgang er den modsatte. Den stiller ikke unødvendige spørgsmål. Den lader mig registrere det, jeg har brug for, og så komme videre. For mig handler effektivitet om at fjerne trin, ikke om at tilføje dem.
- Det skal ikke kræve timevis at lære at bruge
- Det skal ikke have funktioner, du aldrig vil bruge
- Det skal ikke lave rapporter, du ikke har brug for at læse
- Det skal ikke være dyrt, fordi du er lille
Efter et halvt år med dette system er min eneste fortrydelse, at jeg ikke fandt det tidligere. Jeg bruger ikke engang alle funktionerne. Jeg bruger kernen: kunder, opgaver, noter. Det har frigjert mental energi. Nu kan jeg koncentrere mig om at male vægge og snakke med kunder, i stedet for at lede efter deres telefonnummer i en bunke gamle tilbud. For en virksomhedsejer er det den bedste form for teknologi. Den der arbejder i baggrunden og giver dig tid til det, du faktisk elsker at lave. Nogle gange er den enkle løsning den bedste, fordi den faktisk bliver brugt.